Zadnjih godina sve češće nailazimo na pojam virtualnog asistenta kao zanimanja i ono se sve više koristi kod opisa poslovnih aktivnosti, bilo da nudite uslugu ili tražite posao virtualnog asistenta. Pojmovi koji se pritom također koriste, a imaju isto ili približno isto značenje su virtualni osobni asistent, virtualni poslovni asistent, virtualni administrativni asistent, virtualni uredski pomoćnik, virtualni administrativni pomoćnik i slično.

S obzirom na razvoj tehnologije, digitalizaciju poslovanja, razvijenost i popularnost ovog zanimanja u nekim drugim zemljama te na mogućnosti i prednosti koje gospodarski subjekti mogu ostvariti angažiranjem virtualnog asistenta, možemo reći da je u Hrvatskoj ovo zanimanje nešto što tek treba zaživjeti i postati uobičajeno u redovnom poslovanju.

Pa idemo redom dešifrirati tko je virtualni asistent, što on točno radi, koje su prednosti suradnje s virtualnim asistentom i na koji način može pomoći vašem poslovanju.

TKO JE VIRTUALNI ASISTENT?

Virtualni asistent je kvalificirani neovisni profesionalac kojega možete angažirati za obavljanje određenih stručnih poslova iz područja koje pokriva, a bez obveze klasičnog zapošljavanja, odnosno sklapanja ugovora o radu.
Također, angažman virtualnog asistenta ne treba nužno uključivati ni ugovor o djelu kao ni ugovor o autorskom djelu, iako je to također jedna od mogućnosti kada se radi o vremenski definiranoj ili pak projektnoj suradnji.

Virtualni asistent stoga najčešće djeluje u okviru registriranog trgovačkog društva ili pak osnovanog obrta, a u okviru kojih pruža usluge virtualnog asistenta, uz možebitne ostale registrirane djelatnosti.
Opcija angažiranja virtualnog asistenta koji svoje usluge pruža u okviru trgovačkog društva/obrta je financijski svakako isplativija opcija za naručitelja usluge u odnosu na druge oblike suradnje, međutim ovu je stavku potrebno posebno procijeniti za svaki slučaj pojedinačno.
Virtualni asistent izlazi iz tradicionalne uloge djelatnika društva/obrta, on radi i svoje usluge pruža uglavnom s mjesta udaljenog od mjesta naručitelja, i za svoj rad i komunikaciju koristi vlastite resurse, internet i nove tehnologije.
Dakle, sve ono što se tradicionalno radilo u uredu poslodavca, virtualni asistent to sada obavlja iz vlastitog doma/kućnog ureda, ureda na drugoj lokaciji ili pak tijekom putovanja.
Ono što je u cijeloj priči najvažnije je – da se posao odradi profesionalno, sve sukladno dogovoru i naravno u dogovorenom roku.

ŠTO VIRTUALNI ASISTENT RADI?

Neke od usluga koje uobičajeno pruža virtualni asistent:

Pisanje različitih tekstova, ponuda, dopisa i ostale dokumentacije
Istraživanje tržišta
Prijevodi, korektura i lektura
Prikupljanje i obrada podataka, projekcije, kalkulacije, tablični i grafički prikazi i izvještaji
Priprema za računovodstveno-knjigovodstvene aktivnosti
Izrada prezentacijskog materijala
Grafički dizajn
Održavanje web stranica
Upravljanje društvenim mrežama i e-mailom te vođenje online kampanja
Promotivne aktivnosti
Poslovni planovi i priprema projekata
Različite administrativne i organizacijske usluge
Korisnička podrška
Ostale specijalizirane usluge

Naravno, ne nude svi virtualni asistenti iste usluge i ne nude svi sve usluge. Rad i iskustvo im omogućuju specijalizaciju za određena područja koja su im najzanimljivija ili pak ona u kojima posjeduju najviše iskustva i vještina.
Tako da sam pojam virtualnog asistenta ne podrazumijeva odmah cijelu paletu svih mogućih administrativnih usluga, već se u komunikaciji s istim može dobiti više informacija o uslugama koje pruža i mogućnosti da se eventualno dogovori neka nova usluga za koju virtualni asistent smatra da ju može obaviti profesionalno i u dogovorenom roku.

Ovdje možete vidjeti listu najčešćih poslovnih aktivnosti koje mi pokrivamo u okviru naše usluge virtualnog asistenta, a unutar kojih ima zaista jako puno varijacija i lista zapravo postaje sve duža i duža.

KOJE SU PREDNOSTI SURADNJE S VIRTUALNIM ASISTENTOM?

Neke od prednosti koje smatramo ključnima u suradnji s virtualnim asistentom:

Budući da je virtualni asistent i sam mali poduzetnik, iz vlastitog iskustva može najbolje razumjeti potrebe poduzetnika početnika/mikro poduzetnika
Široki spektar usluga i niži troškovi u odnosu na administrativnog djelatnika
Angažiranje virtualnog asistenta za manje tradicionalne poslovne aktivnosti koje se odrađuju samo periodično ili pak jednokratno
Mogućnost dogovaranja paketa administrativnih usluga sukladno potrebama poduzetnika
Delegiranjem rutinskih administrativnih poslova poduzetnici se napokon mogu baviti onime što vole raditi kao i razvojem svog poslovanja
Rješavanje dosadnih i ponavljajućih administrativnih poslova i papirologije, smanjenje brzorastuće to-do liste i smanjenje količine zadataka i projekata koji čekaju na realizaciju
Fleksibilnost u načinu komunikacije (mail, telefon ili online komunikacija), vrstama usluga i rokovima obavljanja istih
Mogućnost suradnje s različitih krajeva svijeta uz dobru internetsku vezu, računalo i po potrebi određene online aplikacije
Interes za nova učenja i znanja, prilagodba potencijalnim novim potrebama poduzetnika, individualni pristup i susretljivost

NA KOJI NAČIN VIRTUALNI ASISTENT MOŽE POMOĆI VAŠEM POSLOVANJU?

Virtualni asistent može pomoći vašem poslovanju na mnoge načine, a neki od najznačajnijih su:

Smanjenje troškova za zapošljavanje novih djelatnika, a što uključuje i bezbrižnost što se tiče godišnjih odmora, bolovanja i ostalih opravdanih perioda kada djelatnici nisu u mogućnosti obavljati svoje redovne poslovne aktivnosti
Smanjenje troškova tradicionalne uredske/administrativne opreme i podrške
Plaćanje samo naručenih i odrađenih sati/projekata po unaprijed dogovorenim uvjetima, a sve sukladno stvarnim potrebama poslovanja
Ušteda vremena i energije koji bi se inače utrošili za obavljanje svakodnevnih ili projektnih administrativnih aktivnosti
Podrška oko organizacije, korespondencije, obavljanja telefonskih razgovora, istraživanja… kako bi se poduzetnici mogli baviti svojom primarnom djelatnošću
Pojednostavljenje poslovanja i fokusiranje samo na ono što je važno za razvoj poslovanja (realizacija novih ideja, edukacija, networking...)
Povećanje produktivnosti, a time posljedično i povećanje profita
Pomoć i podrška u ostvarivanju poslovnih ciljeva
Više slobodnog vremena za obitelj, odmor i prijatelje, a što će se sigurno odraziti na koncentraciju i efikasnost u poslu

S obzirom na sve ranije navedeno, ali i na činjenicu da će uvijek biti poslovnih aktivnosti, papirologije, zakona, promotivnih aktivnosti, prijevoda i slično, možemo zaključiti kako je posao virtualnog asistenta posao budućnosti. Posebno ako tome pridodamo i nove poslovne običaje i navike te rad od doma i na daljinu, a kao posljedicu trenutne svjetske pandemije uzrokovane virusom Covid-19.

I ZA KRAJ...

Naravno, za određene poslove i određene potrebe poslovanja zapošljavanje djelatnika i dalje ostaje jedina moguća i jedina prihvatljiva opcija za poslodavca, i u tom kontekstu angažiranje virtualnog asistenta nije prihvatljivo.
Međutim, ako vam treba pomoć vanjskog suradnika, a koja nije ni trajna ni stalna, a ista bi mogla doprinijeti vašoj produktivnosti i rastu vašeg poslovanja, u tom slučaju bi angažiranje virtualnog asistenta bilo prihvatljivije rješenje.
Možda do sada još niste razmišljali o opciji angažiranja virtualnog asistenta, ili niste znali da takva opcija postoji, ali na temelju svega navedenog u ovom članku smatramo da vrijedi razmisliti o istome.

Javite nam se sa svojim pitanjima, idejama i kombinacijama!
Napišite nam koji biste dio administrativnih poslova voljeli delegirati drugima, koje su to „male“ stvari koje morate odrađivati iako ste svjesni da bi to isto vrijeme utrošeno u „velike“ stvari donijelo bolje rezultate vašem poslovanju.
Koje su to aktivnosti koje trebate, a nikako da ih odradite; koje su to aktivnosti koje vam stalno više nad glavom i opterećuju vas, a ne nalazite dovoljno vremena i energije da ih odradite...?

Čekamo vas ovdje!

Ako želite delegirati aktivnosti koje ne stignete, ne znate ili ne želite raditi i želite uživati u svom poslu, virtualni asistent je pravo rješenje za vas.

Jer ne morate baš sve odraditi sami 😊