12 MALIH SAVJETA ZA VELIKU ORGANIZACIJU

Podijelit ćemo s vama korisne savjete koje smatramo ključnima za dobru organizaciju radnog vremena i povećanje produktivnosti, a vjerujemo da bar neke od njih već primjenjujete.

Zašto smatramo da je dobra organizacija pola puta do uspjeha možete pročitati u našem blogu JEL DOBRA ORGANIZACIJA ZAISTA POLA POSLA?.

  1. ORGANIZIRANI RADNI PROSTOR

Organizirani i uredni radni prostor polazna je stavka u dobroj organizaciji vašeg poslovanja, jer vam omogućava ugodniji osjećaj dok obavljate radne zadatke, lakše snalaženje medju policama i papirima, a time i veću produktivnost na radnom mjestu. Ovdje bismo naglasak stavili na vaš radni stol, pri čemu je najvažniji kriterij uspješne organizacije vaše snalaženje po istome.

  1. POTICAJNI RADNI PROSTOR

Stvorite si poticajni radni prostor koji će vas motivirati dok obavljate radne zadatke. Dokazano je da biljke u uredu poboljšavaju koncentraciju i povećavaju produktivnost. A ukoliko za to postoji mogućnost svakako „sakrijte“ kabele tehničkih uređaja i uklonite predmete koji vam odvlače pozornost.

Razmislite također kakvu ulogu na vašu produktivnost imaju izbor boja u prostoru, stil uredskog namještaja, vrsta i količina svjetlosti, izbor poticajne glazbe, korištenje eteričnih ulja u prostoru...

  1. VIŠAK PAPIRA

Često smo skloni gomilanju različitih dokumenata i papira koji su nam u nekom trenutku bitni (ili očekujemo da će postati bitni), međutim s vremenskim odmakom više nam ne trebaju i samo opterećuju nas i naš radni prostor. Stoga bacajte često viškove koji vam više ne trebaju, a ako isti nisu povjerljivi iskoristite ih kao radne materijale ili pak donirajte dalje.

  1. DESKTOP

Budući je desktop prva stvar koju ugledate kada na početku radnog dana upalite računalo, svakako je važno držati isti organiziranim i urednim (slično kao i radni stol). Raščistite desktop od nepotrebnih dokumenata koji su se s vremenom nagomilali, vodeći pritom računa da bitne dokumente spremite u odgovarajuće foldere u računalu. Također, izaberite za vas odgovarajuću i poticajnu fotografiju kao podlogu za desktop vašeg računala ili kombinaciju više fotografija koje će se periodično mijenjati.

  1. DOKUMENTI U RAČUNALU

Isto kao što papirni dokumenti trebaju biti organizirani i složeni u radnom prostoru, tako i dokumenti pohranjeni u vašem računalu trebaju biti organizirani na logičan način i složeni po kategorijama. Na taj ćete način na najlakši i najbrži način doći do dokumenata koji vam trebaju, a sve nove dokumente pohranjivati po istom principu.

  1. KONTAKTI I ŠIFRE

Sve kontakt informacije vaših kupaca, poslovnih partnera i institucija držite na jednom mjestu ili organizirane na neki drugi način koji će osigurati da najlakše i najbrže dođete do istih. Sve šifre za ulaske u razne programe i aplikacije imajte sačuvane na jednom mjestu (pritom obvezno vodite računa o sigurnosti tih povjerljivih podataka). Korištenje različitih aplikacija za bolju organizaciju podataka je dobrodošlo.

  1. TO-DO LISTA

Redovito sastavljajte i ažurirajte listu zadataka, sastanaka i događanja na dnevnoj (tjednoj, mjesečnoj) bazi i svakako vodite računa o prioritetima njihova obavljanja. To-do liste su nezaobilazni korak u dobroj ogranizaciji poslovanja, a vama ostavljamo na izbor hoćete li iste voditi u rokovniku, mobitelu ili računalu, ali svakako izaberite onaj način koji je za vas najučinkovitiji. Za nas je to i dalje papir i olovka 😊

  1. PRIORITETI

Sve poslovne aktivnosti koje trebate obaviti sukladno sastavljenoj to-do listi podijelite prema kriterijima teme, važnosti, vremena potrebnog za izvršenje zadataka i zadanih rokova, ili možda nekim drugim specifičnim kriterijima. Držite se postavljenih prioriteta i djelujte prema njima, međutim ostanite otvoreni za potencijalne promjene plana koje će se (vjerojatno) dogoditi u hodu. Krenite od najvažnijeg zadatka pa makar bio najteži!

  1. E-MAIL

Ponekad se čini da smo zatrpani e-mailovima i vrlo lako se možemo pogubiti u pokušaju odgovaranja na iste ili traženju određenog e-maila s potrebnom informacijom ili dokumentom. Stoga je jako bitno svakodnevno sortirati e-mailove po njihovoj važnosti, po potrebi spremati dokumente u prilogu, odgovoriti na e-mailove na koje trebamo odgovoriti, pročitati e-mailove koji sadrže korisne informacije (ili ih označiti za naknadno čitanje) i obrisati e-mailove koji nam nisu korisni. Osim toga, preporučujemo vam odjaviti se sa svih mailing lista čije vas teme uopće ne zanimaju i koji vam samo zatrpavaju inbox.

  1. PRIPREMA MATERIJALA UNAPRIJED

Ukoliko pišete blog za svoju web stranicu, šaljete newslettere i/ili imate profile na društvenim mrežama, a što sve iziskuje vrijeme za pripremu i objavu/slanje sadržaja, preporučujemo isto pripremati unaprijed, naravno u mjeri u kojoj je isto moguće. Dakle, onda kada za to imate vremena i inspiracije pripremite više materijala koje kasnije po potrebi možete samo nadopuniti ili prilagoditi i bit će spremni za objavu/slanje.

  1. VIRTUALNI ADMINISTRATIVNI ASISTENT

Sastavni dio poslovanja su također i sve one male, naizgled nevažne (ali ipak jako važne!), svakodnevne poslovne aktivnosti kao što su pisanje dopisa, analiza poslovnih ponuda, platni promet, kalkulacije, korespondencija... Ako vam ti poslovi oduzimaju vrijeme i energiju, i ne stignete se baviti aktivnostima važnim za razvoj vašeg poslovanja, javite nam se za dogovor oko administrativnih usluga i dogovorit ćemo paket i obujam usluga prilagođen potrebama vašeg poslovanja.

  1. PREDAH

I za kraj prebitan savjet presudan za vašu motivaciju, ali i za vaše zdravlje - predah tijekom radnog vremena, a preporučljivo je i više puta dnevno. Ovdje ne mislimo na dužu pauzu za ručak ili šetnju, već na kratko istezanje, topli napitak, svježi zrak... Sasvim dovoljno da nastavimo raditi s više energije i s boljom koncentracijom.

Čak i najmanje promjene, za čije vam uvođenje ne treba puno vremena, mogu znatno poboljšati vašu produktivnost i odigrati veliku ulogu u organizaciji i uspješnosti vašeg poslovanja.

Imate li pitanja iz područja knjigovodstva, poslovnog planiranja ili administracije?